Opprette fravær i HIP-Time

Hvordan registrerer jeg fravær for en ansatt i HIP?

Du registrerer fravær for en ansatt ved å åpne Kalender i HIP, klikke på riktig ansatt på riktig dato, velge Fravær, fylle inn aktivitet og fraværskode, og klikke Lagre. Fraværet blokkerer ansattens tid slik at kunder ikke kan bestille timer i den aktuelle perioden.

Steg 1: Åpne kalenderen

1. Gå til Kalender i HIP
2. Finn datoen fraværet skal gjelde for
   • Eksempel: neste fredag
3. Finn riktig ansatt:
   • Enten direkte i kalenderen
   • Eller ved å filtrere på ansatt

Steg 2: Hvordan registrerer jeg fravær for én enkelt dag?

Eksempel: Kurs for Fru Jensen

1. Klikk under Fru Jensen i kalenderen
2. Velg Fravær
3. Under Aktivitet, skriv inn begrunnelse
   • Eksempel: Kurs
4. Velg fraværskode
   • Eksempel: Kurs – med lønn
     (brukes for korrekt håndtering i regnskap)
5. Legg til:
   • Eventuell beskrivelse av kurset
   • Riktig dato og tidspunkt
   • Valgfri farge for tydelig visning i kalenderen
6. Klikk Velg
7. Trykk Lagre

Steg 3: Hvordan blokkerer jeg hele dagen for en ansatt?

Etter lagring:

1. Klikk på det nylig lagrede fraværet i kalenderen for å åpne fraværsboksen
2. I nederste del av fraværsboksen, dra ned tidsfeltet
3. Juster slik at fraværet varer hele dagen

Hele dagen blir nå blokkert, og kunder kan ikke bestille timer med Fru Jensen denne dagen – verken i intern kalender eller på kundeweb.

Steg 4: Hvordan registrerer jeg gjentakende fravær for lærling eller skole?

Eksempel: Skole for lærling (Line)

1. Finn datoen fraværet starter
2. Klikk på Line i kalenderen
3. Velg Fravær
4. Under Aktivitet, skriv:
   • Skole
5. Velg fraværskode:
   • Eksempel: Skole – lærling
6. Legg til beskrivelse ved behov
7. Sett tidspunkt manuelt:
   • Klikk på klokkeslett og velg starttid, f.eks. 06:00
8. Velg eventuelt farge
9. Klikk Velg

Steg 5: Hvordan gjentar jeg fravær automatisk over flere uker?

1. Huk av for Gjentakelse
2. Sett:
   • Én dag i uken
   • Varighet, f.eks. 10 uker
3. Klikk Lagre

Hele dagen for lærlingen blir blokkert hver uke i perioden.

Når du går frem i kalenderen (f.eks. neste mandag), ser du at fraværet er automatisk lagt inn og at booking er sperret.

Resultat

• Ansatte er blokkert i kalenderen ved fravær
• Kunder kan ikke bestille timer når ansatte er utilgjengelige
• Regnskap får korrekt fraværstype via fraværskoder
• Egnet for kurs, skole, møter og annet planlagt fravær