HIP Timebooking
HIP Timebooking er et komplett nettbasert bookingsystem som gir full kontroll over timeavtaler, kunder, ansatte, tjenester, fravær og turnus. Systemet er enkelt å bruke og tilgjengelig fra hvor som helst.
Oversikt over kalenderen
- Kalenderen viser ansatte i toppen og timeavtaler plassert i tidslinjen
- Hver avtale vises med egen farge basert på status
- Du kan enkelt klikke, dra og endre avtaler direkte i kalenderen
Opprette ny timeavtale
- Gå til ønsket dato, tidspunkt og ansatt
- Klikk i kalenderen der timen skal legges til
- Velg om avtalen gjelder:
- Eksisterende kunde
- Ny kunde
- Drop‑in
Opprette ny kunde fra timebooking
- Velg Ny kunde
- Tast inn kundens telefonnummer
- Trykk Opprett som ny kunde
Kundekort
- Systemet sjekker automatisk mot telefonkatalog
- Finner den ikke kunden:
- Fyll inn navn, e‑post og øvrig nødvendig informasjon manuelt
- Kunden må selv registrere samtykke for:
- SMS
- E‑post
Du kan også:
- Se oversikt over tidligere avtaler
- Se hvilke SMS‑varsler som er sendt (tomt for ny kunde)
Trykk Lagre når kundekortet er fullført.
✅ Kunden er nå opprettet i systemet
Velge behandling / tjeneste
Under Tjenester har du to valg:
- 🔽 Nedtrekksmeny (bla eller søk manuelt)
- 📋 Full liste med alle tilgjengelige behandlinger
Eksempel:
- Maskinklipp
- Skjegg
Trykk OK for å fortsette.
Beskrivelser og varslinger
Beskrivelse
- Synlig for både kunde og ansatte
- Brukes ofte til kundens ønsker for timen
Internkommentar
- Kun synlig for ansatte
- Brukes til interne beskjeder
Varsler
- Velg om kunden skal få:
- SMS‑bekreftelse ved opprettelse
- SMS‑påminnelse (timer eller dager før avtalen)
Valgt behandler
- Hak av dersom kunden ønsker en spesifikk ansatt
Trykk Opprett når alt er klart.
Endre og flytte timeavtaler
- Dra avtalen for å:
- Flytte tid (f.eks. 15 min tidligere)
- Justere rekkefølge mellom behandlinger
- Mellomrom mellom behandlinger kan beholdes eller fjernes
Flytte time til annen ansatt
- Klikk på avtalen
- Velg Flytt til ny tid
- Velg annen ansatt (f.eks. Geir)
- Trykk OK
Status på timeavtaler
- ✅ Fullført og betalt
→ Avtalen blir grå - ❌ Ikke møtt
- Klikk på timeavtalen
- Velg Ikke møtt → Avtalen blir rød (for oppfølging)
Filtrere visning i kalenderen
- Velg Alle ansatte eller én spesifikk (f.eks. Geir)
- Bytt visning:
- Dag
- Uke
- Bruk piltastene for å bla frem og tilbake
- Klikk på dato for å åpne kalender og hoppe frem i tid
- Klikk på kalenderikonet for å gå tilbake til dagens dato
Registrere fravær (for eksempel kurs)
- Klikk på ønsket dag og tidspunkt
- Velg Fravær
- Velg fraværskode (f.eks. Kurs)
- Legg inn:
- Beskrivelse
- Dato og tidspunkt
- Eventuell farge
- Valgfritt:
- Huk av for gjentakelse
- Trykk Lagre
Du kan dra fraværet for å dekke hele dagen.
✅ Ansatt er nå blokkert i kalenderen
Kundeadministrasjon
Gå til Kunder:
- Søk på:
- Mobilnummer
- Navn
- E‑post
- Åpne kundekort
Her kan du:
- Redigere kundeinformasjon
- Se avtalehistorikk
- Se sendte SMS‑varsler
- Se eventuelle resepter
Administrere ansatte
Gå til Ansatte:
- Velg ansatt (f.eks. Fru Jensen)
Du kan:
- Redigere kontaktinformasjon
- Legge til profilbilde (vises på kundeweb)
- Velge hvilke tjenester ansatte kan utføre
- Bestemme om ansatte:
- Er synlig på nettbooking
- Er aktiv i systemet
Administrere tjenester
Gå til Tjenester:
- Endre rekkefølge i lister
- Flytte tjenester mellom kategorier
- Prioritere rekkefølge i kundeweb
- Skjule tjenester fra nettbooking
- Markere tjenester som favoritter
- Redigere detaljer på enkeltbehandlinger
Vaktlister og turnus
- Gå til Vaktliste
- Velg ansatt (f.eks. Fru Jensen)
- Legg inn turnus:
- Ukelengde (f.eks. 2‑ukers turnus)
- Varighet (f.eks. 3 måneder)
- Startdato
Eksempel:
- Uke 1: Mandag–fredag
- Uke 2: Tirsdag–torsdag, start kl. 10:00
Trykk Oppdater vaktplan.
Endringer
- Klikk på enkeltvakt for å:
- Endre tider
- Lukke dag
- Slett turnus fra valgt dato dersom ansatt slutter eller er utilgjengelig
Innstillinger og design
Under Innstillinger kan du:
- Endre generell bedriftsinformasjon
- Laste opp ny logo
- Endre farger og tema på Kundeweb / Timebok