Dette må være på plass før du benytter efaktura:
• Internett-tilgang.
• Idet man inngår en avtale om å benytte e-faktura med en annen bedrift må man registrere denne bedriftens organisasjonsnummer i kundekortet i PCKasse. Man vil ikke kunne lage en e-faktura uten å angi mottagerens org nr.
• Alle e-fakturaer må ha fylt ut feltet «deres ref.».
• For å få sendt e-fakturaen dit den skal, må man ha en avtale med en fakturaformidler. En slik formidler vil gi deg tilgang til et såkalt aksesspunkt. Aksesspunktet gir din e-faktura en vei å gå for å komme frem til mottager.
• Fakturaformidleren vil også hjelpe med programvare for å sende efakturaen generert av PCKasse frem til aksesspunktet.
Dokument-flyt:
• PCKasse genererer efakturaen og lagrer den på hard-disken. Samtidig lager PCKasse en oppføring i fakturajournalen.
• Software fra fakturaformidleren plukker e-fakturaen fra området PCKasse lagret den og sender den til aksesspunktet.
• Aksesspunktet videresender e-fakturaen til mottaker.
• Mottaker betaler.
• Regnskapsfører matcher betalingen i banken med fakturajournalen fra PCKasse.
Oppsett i PCKasse:
• Fyll ut filstien til e-fakturafiler. (Admin->Oppsett->Utskrifter->Faktura)
• Fyll ut e-fakturaID-feltet på den aktuelle kunden. (Admin->Kunder->Kunder)
• Når du fakturerer i PCKasse og kommer frem til ruten for godkjenning av fakturaene vil man se en kolonne med info om hvilket format fakturaen genereres i. Papir, e-post eller efaktura.
• Etter du har godkjent fakturaene vil det i tillegg komme en infoboks med antall e-fakturaer generert og en påminnelse om at de må sendes din fakturaformidler.